شناختن اشتباهات روش طبیعی آموختن است. و به عنوان یک مدیر شما هم اشتباه می کنید اما می توانید با شناختن اشتباهات رایجی که بیشتر مدیران مرتکب می شوند از تکرار آنها جلوگیری کنید.
یکبار توماس ادیسون گفته بود برای پیدا کردن پاسخ من ده هزار بار اشتباه کردم! و در زمینه مدیریت هم تله های زیادی وجود دارد که مدیران تازه کار یا حتی با تجربه به راحتی در آنها گیر می افتند و بهتر است به عنوان یک مدیر با آنها آشنا باشید.
وقتی که به عنوان یک کارگر یا کارمند ساده کار می کنید، کاری به شما محول می شود و باید آنرا انجام دهید. هر چند شغل شما ممکن است به گونه ای باشد که مجبور باشید همکاری نزدیکی با دیگر افراد داشته باشید و به صورت تیمی کار کنید اما در نهایت مسئول کار خود هستید. آیا یه اهداف خود رسیده اید؟ آیا به موقع سر کار می رسید؟ آیا کارهای شما به درستی انجام شده اند؟ و بسیاری آیا های دیگر که به عنوان کارمندی عادی شاید خیلی مشکل نباشد پاسخ شما نه باشد اما به عنوان مدیر هر اشتباه یا بی نظمی شما را افراد زیادی از رده های بالا تا پایین می بینند و همچنین عده زیادی از آن متاثر می شوند. وقتی که مدیر می شوید، همه چیز عوض می شود. ناگهان برای همه کارهای افراد گروه خود مورد بازخواست قرار می گیرید و مسئول هستید و دیگر فقط مسئول کار های خود نیستید.
برای مدیر شدن باید محدوده وسیعی از مهارت ها را کسب کرد که شامل مهارت های کسب و کار و مهارت های مدیریتی می شود. یکی از باهوش ترین افراد بخش فنی بعد از اینکه مدیر می شود می تواند به بدترین مدیر تبدیل شود چون آنها در این تحول همه جانبه از یک کارگر یا کارمند به مدیر شکست می خورند.
کشتی بدون سکان برای شما چه مفهموی دارد؟ همانطور که می دانید هر کشتی باید یک سکان داشته باشد تا هدایت شود. راندمان بالا با شفاف سازی اهداف شروع می شود. اگر برای کارکنان خود اهدافی مشخص نکنید، سازمان شما بی هدف و به سمتی نا مشخص حرکت می کند و کارکنان شما کمتر احساس می کنند باید تلاش و رقابت کنند. بنابراین فقط در ظاهر برای شما کار می کنند و تنها انگیزه آنها حقوق آخر ماه است. باید برای کارمندان خود مشخص کنید که در آینده به کجا قرار است برسند در چه سطحی باید باشند، وظیفه و تعهدات آنها چیست به این ترتیب آنها اهدافی خواهند داشت. با کارمندان خود جلساتی داشته باشید تا اهداف را به سمتی سوق دهید که واقع گرایانه و دست یافتنی باشند. کارمندان خود را در ابهام رها نکنید. به آنها کمک کنید تا به شما و سازمان شما کمک کنند، و این کار را می توانید با تعریف اهداف و کار کاردن با آنها برای دست یابی به این اهداف انجام دهید.
دلیل اصلی شکست مدیران عدم تفویض اختیار است. گذشته از تلاش هایی که مدیر باید انجام دهد تا اطمینان یابد همه چیز به خوبی پیش می رود نباید فراموش کنید که نمی توانید همه کار را خودتان انجام دهید و به خوبی هم انجام دهید. و به عنوان یک مدیر یکی از توانایی های و مهارت های مورد نیاز شما این است که بتوانید از توانایی های و استعدادهای موجود بهترین استفاده را ببرید به گونه ای که بالاترین راندمان ممکن را داشته باشید.
وقتی که کار ها را به کارمندان خود واگذار می کنید در حقیقت توان کاری خود را چند برابر کرده اید. و پروژه ای که از بیرون وحشتناک و غیر قابل اجرا می رسد می تواند به عنوان مثال توسط 12 کارمند شما به خوبی مدیریت شود همچنین می توانید به آنها فرصت دهید تا توانایی های خود را در زمینه مدیریت و رهبری افزایش دهند و مهارت های مورد نیاز را بدست آورند. هر گاه که یک کار یا پروژه جدید به شما محول می شود از خود بپرسید آیا یکی از کارمندان می تواند آنرا به جای من انجام دهد و اگر پاسخ شما به این پرسش بله است شک نکنید و آنرا به کارمند خود واگذار کنید.
در بسیاری از سازمان ها پرسنل برداشت درستی از آن کارهایی که انجام می شوند ندارند و اگر درباره کار سازمان از آنها بپرسید تصویر درست و شفافی به شما ارئه نمی دهند. اطلاعات یعنی قدرت، و بعضی مدیران از اطلاعات به صورتی محدود و کنترل شده استفاده می کنند تا مطمئن شوند که خود کسی هستند که بیشترین دانش را دارند و بیشترین ارزش را برای سازمان داشته باشند. این افراد مدیران خوبی نخواهند شد هر چند سازمان را همیشه محتاج به خود می کنند و گاه مزایای بالایی هم دریافت می کنند اما سبب کند شدن و عدم رشد سازمان خود می شوند. برخی مدیران خجالتی تر از آن هستند که ارتباطات اجتماعی قدرتمندی داشته باشند و با کارمندان خود ارتباطی قوی داشته باشند به خصوص اگر این ارتباط به سمت منفی کشیده شود چنین مدیرانی بیشتر عقب می نشینند و از کارمندان خود بیشتر دوری می کنند. برخی هم برای ایجاد ساز و کار مناسب در جهت انتقال اطلاعات به کارکنان تلاش نمی کنند و به دلیل مشغله زیاد اطلاعات مناسب به دست افراد مناسب نمی رسد و یا فراموش می شود.
سلامت سازمان های امروزی به خصوص در هنگام ایجاد تغییرات به توزیع گسترده اطلاعات وابسته است. باید توانایی کارکنان بوسیله اطلاعات افزایش یابد به طوری که افرادی که در پایین ترین سطح سازمان هستند بتوانند در کمترین زمان و بدون نیاز به تایید سطوح های بالای مدیریتی بهترین تصمیم را بگیرند.
بعضی از پرسنل شما را به عنوان یک منبع می شناسند. برخی هم شما را به عنوان معتمد خود می شناسند. حتی هنوز برخی شما را به عنوان مرشد خود می شناسند در حالیکه برخی شما را مانند بزرگتر یا مربی خود می شناسند. هر نگاهی که پرسنل به شما داشته باشند به زمان و راهنمایی های شما نیاز دارند تا بتوانند کار خود را به خوبی انجام دهند. مدیریت در حقیقت انجام دادن کار پرسنل است و شما باید برای آنها وقت بگذارید. بعضی از کارگران ممکن است بیش از بقیه به وقت شما نیاز داشته باشند. و شما باید نیاز های کارکنان خود را به صورت شخصی ارزیابی کنید و پیگیر آنها باشید.
اگر چه برخی از کارکنان شما ممکن است تجربه بالایی داشته باشند و نیاز کمتری به راهنمایی های شما داشته باشند اما آنها هم به توجه شما نیاز دارند هر چند کمتر به کمک شما نیاز دارند. وقتی که یکی از کارمندان شما نیاز به صحبت کردن دارد باید در دسترس باشید. باید مطمئن باشید که چنین امکانی را برای آنها فراهم آورده اید. تلفن خود را کنار بگذارید، کار خود را کمی به تاخیر بیندازید و به کارمند خود توجه کنید. به این ترتیب به کارمندان خود نشان می دهید که برای شما اهمیت دارند اما وقتی که به آنها توجه می کنید نباید فقط یک نمایش ظاهری باشد بلکه باید با جان دل و هدف رفع مشکل به حرف های آنها گوش فرا دهید.
با تغییرات سریعی که این روز ها در شرکت ها رخ می دهد و کمتر شدن امنیت شغلی یکی از بهترین کارهایی که می توانید انجام دهید این است که به کار های خوب پرسنل بها دهید و برای این منظور باید راه هایی برای کشف این کارهای خوب بیابید. یکی از بدترین کارهایی که مدیران انجام می دهند و به این ترتیب از این مهم غافل می مانند این است که نمی خواهند با کارکنان خود آشنا شوند. بیشتر مدیران با دادن پاداش به کارکنان موافق هستند اما بیشتر آنها هم نمی دانند چگونه این کار را انجام دهند و برای این منظور تلاش کافی انجام نمی دهند تا کارمندان خود را بشناسند.
واقعا هزینه ای ندارد اگر کارکنان خود را با یک نامه تشویق کنید. خود را آنقدر پر مشغله نشان ندهید که یک یا دو دقیقه برای نوشتن یک نامه تشکر آمیز و قدر دانی از او وقت ندارید! دلگرمی، کارایی و وفاداری کارکنان در نتیجه این رفتار های شما تقویت خواهد شد.
بیشتر مدیران به موفقیت اعتیاد دارند، و برای کسب موفقیت بسیار مطالعه و تلاش می کنند. اما بیشتر این مدیران در نمره ای که از پرسنل خود می گیرند مردود می شوند. بیشتر مواقع آنها دچار بیماری «مواضع سرسختانه» هستند بعد از اینکه مدیر می شوند می خواهند همه چیز به روش آنها اجرا شود.
مدیران موفق بهترین راه را برای انجام هر کاری پیدا می کنند و نسبت به راه حل های خود تعصبی نشان نمی دهند، آنها روش ها و فرایند ها را توسعه می دهند و سیاست هایی را پایه گذاری می کنند که به گونه ای موثر اجرایی شوند. این روش ها تا زمانی خوب هستند که فضای کسب و کار سازمان شما تغییر نکرده است. در صورتی که این فضا تغییر کرد اگر مدیر سیاست ها و روش ها را با شرایط جدید مطابقت ندهد به این معناست که توانایی آموختن ندارد و عواقب این عدم تطابق گریبان کل سازمان را خواهد گرفت.
امروز مدیران باید آماده تغییر در نحوه اداره کسب و کار خود باشند همانطور که فضای کسب و کار در حال تغییر و تکاپو است. آنها باید به صورت مداوم در حال آموختن، تجربه کردن و آزمایش کردن روش های جدید باشند. اگر مدیری خود را با شرایط جدید مطابقت ندهد و به اندازه کافی انعطاف پذیر نباشد محکوم به فنا است.
اگر فکر می کنید که می توانید تغییرات را متوقف کنید، بد نیست بدانید که خود را مضحکه دیگران خواهید کرد. گویی می خواهید در برابر طوفان بایستید تا مسیرش را عوض کنید. هر چه زودتر این حقیقت را درک کنید که دنیا در حال تغییر است ( که شامل دنیای شما هم می شود) بهتر است. آنگاه می توانید تلاش خود را در جهتی انجام دهید که از جنبه مثبت این تغییرات به نفع سازمان خود استفاده کنید. باید این توانایی را پیدا کنید که به جای مبارزه با تغییرات خود را با آنها سازگار کنید.
به جای اینکه منتظر بمانید تا دگرگونی ها رخ دهد و در برابر آنها موضع بگیرید باید بتوانید آنها را پیش بینی کنید و برایشان برنامه داشته باشید یعنی قبل از اینکه اولین تلنگر ها به سازمان شما برسد. نادیده گرفتن نیاز به تغییر به این معنا نیست که این نیاز از بین می رود. بهترین مدیران مدیران مثبت نگر و دوراندیش هستند.
همه مدیران مشتاق هستند تا مشکلاتی را که در سازمان آنها وجود دارد هر چه زودتر رفع و رجوع کنند. متاسفانه مدیران دفتر نشین بالایی مدیران پایین دستی خود را بخاطر راه حل های اساسی که معمولاً وقت گیرتر هم هست سرزنش می کنند و آنها را وادار می کنند تا از سریعترین راه حل های ممکن به نتیجه برسند و اهمیتی به عواقب آن نمی دهند چون می خواهند زود پیشرفت کنند.
به جای اینکه تومور را پیدا کنند و آنرا بیرون بکشند بسیاری از مدیران به سادگی مسکن یا آسپرین تجویز می کنند. اگر واقعا می خواهید مشکل را حل کنید باید با دیدی جامع همه سیستم را ببینید و پس از اینکه دلیل مشکل را یافتید می توانید راه حل های واقعی برای آن بیابید و مشکل را به صورت اساسی حل کنید.
کسب و کار یعنی گرداندن کار و حرفه ای جدی و دنیای کسب و کار با کسی شوخی ندارد. اگر قبول ندارید کافی است مدتی بر روند هزینه کرد خود نظارت نکنید و دست همه را باز بگذارید خواهید دید که با سرعتی باور نکردنی به سمت ورشکستگی پیش خواهید رفت. اما این دلیل نمی شود که فضای سازمان شما خشک و خشن باشد. در حقیقت بخاطر فشار کار و مسئولیتی که روی دوش مدیران وجود دارد برای خود و پرسنل باید فضایی مطبوع و سرگرم کننده فراهم کنید باید سازمان خود را در این راستا هدایت کنید. برای یک میان وعده می توانید پرسنل خود را دعوت کنید یا گاهی وقتی آنها را به رستورانی زیبا دعوت کنید می توانید با هم به گردش خارج شهر بروید یا حتی آنها را به خانه خود دعوت کنید. آنها را با پاداش هایی خاص مانند یک کراوات عجیب یا رنگ آمیزی خلاق محیط کار غافلگیر کنید. برای همکاران و کارمندان خود لطیفه تعریف کنید. و از بازی کردن و داشتن سرگرمی های مشترک با آنها نهراسید.
وقتی که مدیری بازنشست می شود کسی به یاد نمی آورد که آنها چقدر در بودجه های صرفه جویی کرده اند یا چه نظم و انضباطی در سازمان حکمفرما کرده بودند بلکه به خوبی بیاد می آورند که چگونه روز خوشی برایشان رقم زده اند یا محیط کار دلپذیری برایشان فراهم کرده اند. اینقدر خشک و جدی نباشید کمی هم دیگران را شاد کنید.
ترجمه: علی یزدی مقدم
سایت: www.yadbegir.com
