دلیلی که منجر به نوشتن این کتاب شد تجربه ای بود که اخیراً برای دو نفر از دوستانم رخ داده بود. یکی از آنها بخاطر عملکرد ضعیف (حتی به او اخطاری هم نداده بودند و در حقیقت در مرخصی استعلاجی بود) و دیگری به خاطر بسته شدن قسمتی از شرکت که تازه شروع به کار کرده بود اخراج شده بودند. هر دوی آنها مدیران کارآمد، وفادار به سیستم و سخت کوشی بودند، اما اکنون بسیار عصبانی هستند و در برابر شرکتی که آنها را استخدام کرده است موضع گرفته اند و از آنها شکایت کرده اند. چرا آنها آنقدر عصبانی هستند؟ شاید بگویید آنها شغل خود را از دست داده بودند و عصبانیت آنها طبیعی است. اما من فکر می کنم دلیل اصلی که آنها را وادار به واکنش کرده است نحوه اخراج آنها بوده است آنها بوسیله ایمیل متوجه اخراج خود شده بودند! بله درست است به آنها حتی یک فرصت برای یک جلسه رودر رو هم داده نشده بود.
بسیاری از مدیران هنگامی که با چالش اخراج کارمندان مواجه می شوند از فشار روحی که به فرد اخراج شده وارد می شود و احساسی که طرف مقابل آنها دارد غافل می شوند و همین طور از رفتاری که از این احساسات ناشی می شود غافل هستند. به خوبی ثابت شده است که از دست دادن شغل معادل مرگی کسی که او را دوست دارید، طلاق یا گسستن یک رابطه عشقی طولانی مدت به فرد اخراج شده فشار روحی وارد می کند و احساسات او را بر می انگیزد. فقط لحظاتی به مرگ یکی از عزیزان خود فکر کنید کسی که او را دوست داشته اید یا حداقل رابطه ای نزدیک با او داشته اید، چه احساسی دارید؟ که شغل خود را از دست داده است دقیقاً همین احساسات راتجربه می کند.
روانشناسان می گویند که که افراد در طول این دوره اندوه 5 مرحله را پشت سر می گذارند شوک، مقاومت ( معمولاً به صورت عصبانیت خود را نشان می دهد.)، پذیرش (موقعیت پیش آمده)، اکتشاف (به دنبال فرصت های جدیدتر)، متعهد کردن خود (به آینده جدید). آیا هیج کدام از این احساسات را می توان با ایمیل کنترل کرد؟
به خوبی به یاد دارم زمانی را که مدیر تازه کاری بودم و باید کسی را به خاطر عملکرد ضعیفش اخراج می کردم و بسیار ترسیده بودم. شب قبل خوابم نبرد چون نمی دانستم چگونه با او ربرو شوم. نمی دانستم به او چه بگویم و نمی دانستم واکنش او چه خواهد بود. من قرار ملاقاتی برایش ترتیب دادم و با اضطراب و ترس آنرا چند بار مرور کردم. به خاطر ندارم چقدر طول کشید تا این کار را انجام دادم فقط یادم می آید که وقتی کار تمام شد زمان ناهار بود و من نمی توانستم چیزی بخورم. من آن زمان درباره 5 مرحله احساسی که برای فرد اخراج شده پیش می آید چیزی نمی دانستم اما می خواستم بهترین کار ممکن را برای سازمان و کارمند اخراجی انجام دهم. در همین اوضاع و احوال بودم که از گرسنگی احساس ضعف کردم دیدم مقابل در اتاق هستم داخل اتاق رفتم تا از کشوی میز شکلاتی بردارم ولی با یک نامه مواجه شدم که آن کارمند اخراجی برایم گذاشته بود و نوشته بود هر چند خوشحال نیستم ولی از مهربانی و ادب شما تشکر می کنم.
1. قبل از هر چیزی شخص باید اعتماد به نفس خود را از دست ندهد. این یکی از مهمترین و بنیادی ترین نیاز های هر فردی است. حال اگر با ایمیل یا بدتر از آن با فرستادن یک یادداشت که گاه دیده ام یک یادداشت خالی برای افراد از طرف مدیر می فرستند که خود را به کارگزینی معرفی کند یعنی حتی برای او اینقدر ارزش قائل نشده اند که با هم رو در رو صحبت کنند.
2. دوما، بسیار مهم است که به عنوان یک مدیر یا رهبر بدانیم تقریبا همه مردم و به اشکال مختلف 5 مرحله احساسی سیکل اندوه را تجربه می کنند و این نقش مدیر این است که به کارمند خود کمک کند از این 5 مرحله عبور کند و مسلما دو مرحله اول زمانی رخ می دهد که آنها با هستند.
شما چگونه این کار را انجام می دهید؟ خوب شاید شما هم مانند من عادت داشته باشید در اینترنت بدنبال اولین راه حل خود بگردید ولی من این کار را کردم و فقط مطالبی درباره راهکار های قانونی آن یافتم. بدون اینکه به احساسات فرد اخراج شده اهمیتی داده باشند!
مثلاً در مقاله ای خواندم که نوشته بود اخطار بدهید، انرا مستند کنید، اخطار بدهید آنرا مستند کنید، سند بسازید! بله درست است سند داشتن خوب است ثبت شدن همه جیز روی کاغذ به عنوان سند و مدرک کار خوبی است. اما این به تنهایی کافی نیست، باید مراقب حریم خصوصی و آبروی طرف مقابل خود باشید، داستان بافی نکنید و مختصر و مفید صحبت کنید، مراقب لحن صحبت خود باشید، واکنش طرف مقابل را چک کنید و به خوبی و با احترام آنها را مشایعت نمایید.
خوب من نمی گویم مراقب مراحل اداری کار نباشید و کار ها را مستند نکنید البته که باید از مراحل قانونی کار و و قوانین کشوری که در آن کار می کنید و همینطور قوانین سازمان خود مطلع باشید و آنها را مد نظر داشته باشید اما قبل از هر چیزی به خاطر داشته باشید که فرد اخراج شده قبل از هر چیزی یک انسان است و احساساتی دارد که شما می توانید بر آنها تاثیر بگذارید می توانید او را از هم بپاشید، می توانید او را عصبانی کنید، می توانید به او آرامش بدهید می توانید احساسات او را مدیریت کنید.
مطمئن هستم که شما به عنوان یک مدیر تجربیات ارزنده ای در این زمینه دارید اما بنده هم پیشنهاداتی دارم که حاصل تجربیات و مطالعاتم است بد نیست آنها را هم بخوانید:
قبل از هر کاری از خود بپرسید: " چه می شد اگر همین امروز رئیس من می آمد و می گفت که تو اخراج هستی در این صورت چه حالی داشتم؟" کلماتی که احساسات شما را بیان کند بنویسید.
اگر در موقعیتی که بودید که اخراج شما حتمی بود دوست داشتید رئیس شما چه برخوردی با شما داشته باشد؟ دوست داشتید چگونه این موضوع را با شما در میان بگذارد؟ پیش نویسی از پاسخ هایی که به فکر شما می رسد داشته باشید.
حال لیستی از بهترین کلماتی که می تواند احساسات شما را هنگام اخراج افراد توصیف کند داشته باشید. کلماتی را که نوشته اید مرور کنید و از بین آنها بهترین ها را انتخاب کنید. باز هم خود را در وضعیت مشابه به خاطر بیاورید.
برای شروع بحث و باز کردن موضوع چند کلمه ای از آنچه قبلا انتخاب کرده اید بنویسید. از قبیل: "گفتن این حرف برای من بسیار سخت است."
قسمت بعدی سناریویی که می نویسید به روشی که بکار می برید بستگی دارد. به عنوان مثال در بحث مرخص کردن پرسنل موقت می توانید چیزی مثل این را بگویید: "من قبلاً با هیت مدیره درباره تعداد بالای نفرات استخدام شده و مشکلی که اکنون پیش آمده صحبت کرده بودم. من واقعا متاسفم چون اسم شما هم در این لیست هست." یا در صورتیکه اخراج به خاطر کارایی پایین کارمند است می توانید چیزی مثل این را بگویید: "ما قبلاً در باره نحوه کارت صحبت کرده بودیم و متاسفانه این مشکلات هنوز هم وجود دارند. من واقعاً از وضعیتی که پیش آمده است ناراحت هستم چون ما مجبوریم به همکاریمان خاتمه دهیم.
مراقب باشید. شما می توانید سناریو خود را به هر شکلی بنویسید اما بدانید که چند سطر اول سناریو بسیار مهم هستند و اینکه این جلسه را با کارمند اخراج شده چگونه ادامه دهید به همین چند سطر آغازین بستگی دارد.
معمولا در ادامه جلسه کارمند بین مراحل شوک و مقاومت چندین بار جابجا می شود. دلیل خود را واضح و شفاف بیان کنید اما وارد بحثی برای توجیح خود و دلایل خود ( و احتمالاً کارمند) نشوید. اگر در غیر این صورت عمل کنید کارمند اخراجی نمی تواند از از مراحل اولیه عبور کند. فقط پرسش و پاسخ های رک و راست به کارمند کمک می کند از مراحل قبلی گذسته و به مرحله قبول حقیقت برسد.
عامل دیگری که معمولاً هنگام اخراج کارمندی پیش می آید و معمولاً نادیده گرفته می شود اثری است که بر کارمندان دیگر گذاشته می شود. این تاثیر می تواند مثبت یا منفی باشد. آنها به دقت فرایند اخراج همکار خود را دنبال می کنند و می خواهند بدانند چگونه پیش می رود. در این شرایط افرادی که در سازمان می مانند یا افرادی که شما می خواهید با آنها کار کنید به مهارت های مدیریتی سازمان و مدیران آن بسیار دقت می کنند و این هنگامی است که کارمند یا کارمندانی در حال اخراج هستند. آنها معمولاً می پرسند: " آیا ممکن است این اتفاق برای ما هم بیفتد."
منبع: بنیاد بین المللی آموزش
نوشته: باب سلدن
ترجمه: علی یزدی مقدم
سایت: www.yadbegir.com
