در هر نوع سازمانی می توانید همه نوع اهدافی تعریف کنید. بعضی از اهداف کوتاه مدت و مشخص هستند (ماه دیگر آغاز می شود، ما تولید را با دو واحد بر کارگر افزایش می دهیم)، و برخی هم بلند مدت و نا مشخص هستند (5 سال بعد سازمانی دانش محور خواهیم بود). بعضی از اهداف برای پرسنل به راحتی قابل فهم است. ( در خط تولید نباید بیش از 20 کالای مرجوعی داشته باشیم.) هنوز هم فهم برخی از اهداف می توانند برای پرسنل نسبتا ساده باشند ( کسانی که به عنوان مهمان پذیر کار می کنند باید با سومین زنگ تلفن را پاسخ دهند). اما برخی اهداف هم به گونه ای هستند که دست یافتن به آنها واقعا مشکل خواهد بود ( همه کارمندان بخش معارفه ما باید قبل از پایان سال مالی بتوانند به 5 زبان اصلی که مشتریان صحبت می کنند مسلط باشند).

چگونه می فهمید که چه نوع هدفی باید تعیین کنید؟ همه چیزی که ما از تعیین هدف می خواهیم این است که به آن دست یابیم. برای یک مدیر هیچ چیز بدتر از آن نیست که منابع و وقت با ارزش پرسنل را برای اهدافی که هیچگاه به نتیجه نخواهد رسید تلف کند، مرتب میتینگ و جلسه برگذار کند و هر از چند گاهی به سمتی حرکت کند. متاسفانه این سناریویی است که برای بسیاری از مدیران تکرار می شود آنها بیشتر وقت کاری خود را بدین گونه می گذرانند.

بهترین اهداف، هدف های هوشمندانه هستند و اما چه هدفی هوشمندانه است.

• مشخص باشند: اهداف باید واضح و روشن و بدون ابهام باشند. هوس و ابتذال در تعیین هدف نقشی ندارد. وقتی که اهداف مشخص، معین و واضح باشند و مدیران به کارمندان خود دقیقا بگویند که چه کاری باید انجام دهند و چه انتظاراتی از آنها دارند و حتی مقادیر را برای آنها تعیین کنند چون اهداف مشخص هستند می توانید به راحتی پیشرفت پرسنل خود را به سمت هدف نهایی با اعداد و ارقام تعیین کنید.
• قابل اندازه گیری باشند: هدفی که قابل اندازه گیری نیست چه ارزشی می تواند داشته باشد یا به عبارت دیگر آیا می توانید با عدد و رقم تعیین کنید که ارزش آن چقدر است؟ اگر اهداف شما قابل اندازه گیری نباشد و فقط یک سری شعار و کلی گویی باشد چگونه می خواهید میزان پیشرفت پرسنل و سازمان خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟ نه تنها برای شما بلکه برای پرسنل شما هم بسیار سخت خواهد بود اگر معیاری برای میزان پیشرفت خود نداشته باشند.
• دست یافتنی باشد: اهداف باید واقع گرایانه و برای پرسنل میانه شما دست یافتنی باشد. بهترین اهداف آنهایی هستند که کمی کارمندان را تحت فشار قرار دهند ولی این فشار نباید بیش از توان آنها باشد. اهداف نباید دست نیافتنی باشند و در عین حال آنقدر هم کوچک نباشند که پایین ترین از استاندارد باشند. همانطور که می دانید 80 درصد از بهره وری پرسنل از 20 درصد کار آنها ناشی می شود. این رابطه از قانون 80/20 اقتصاد دان ایتالیایی ویلفرودو پارتو آمده است. این قانون می گوید 80 درصد از ثروت بیشتر کشور ها در تملک فقط 20 درصد جمعیت آن است، و از آن زمان تا کنون این قانون در بسیاری زمینه های دیگر بسط یافته است. اهداف مناسب 20 درصد از پرسنل را که بیشترین تاثیر و بهره وری دارند هدف بگیرد و به این ترتیب سازمان شما به اهداف خود دست خواهد یافت.
• مقید به زمان: اهداف باید یک نقطه آغاز، پایان و دوره زمانی مشخص داشته باشند. تعهد به زمانبندی و ضرب العجل ها به کارمندان کمک می کند تا بر تلاش خود تمرکز کنند و بتوانند اهداف را در زمان تعیین شده یا حتی زود تر از آن محقق کنند. اهداف بدون ضرب العجل یا برنامه زمانبندی شده بحرانی روز به روز را برای سازمان به همراه خواهد داشت.

اهداف هوشمندانه را سازمان های هوشمند تعریف می کنند. تجربه به من می گوید که بسیاری از سرپرستان و مدیران برای کار با کارمندان و تعیین اهداف هوشمندانه کوتاهی می کنند. و کاری که بیشتر آنها انجام می دهند تعریف اهدافی گنگ، نامعلوم، غیر واقعی و نا مربوط با دیدگاه های سازمان است که غیر قابل اندازه گیری و غیر قابل انجام است. با تعریف اهدافی هوشمندانه می توانید از چنین تله های مدیریتی به سلامت عبور کنید و سازمان و پرسنل خود را در مسیر پیشرفت قرار دهید.

ترجمه: علی یزدی مقدم

سایت: www.yadbegir.com